Kiedy recepcja na stronie kliniki się opłaca, a kiedy nie

Przykład: wizyta kosztuje 250 zł, a placówce po rozliczeniu z lekarzem zostaje z niej 100 zł.

W takiej placówce każde 100 zł abonamentu to jedna dodatkowa wizyta w miesiącu. Tyle wizyt wystarczy, żeby wyjść na zero. Każda następna to zysk.

Skąd dodatkowe wizyty? To pacjenci, którzy dziś wchodzą na stronę, nie wiedzą, do kogo się zapisać, i rezygnują.

Zapytaj rejestrację, ile razy dziennie słyszy „do którego lekarza mam się zapisać”. Nie trzeba niczego liczyć, każda rejestratorka zna tę liczbę z głowy.

Przykład: 15 takich telefonów dziennie po 3 minuty to prawie 4 godziny tygodniowo. Odpowiedź na te pytania jest już na Waszej stronie, tylko pacjent nie umie jej znaleźć.

Te godziny wracają do rejestracji jako czas na pacjenta przy okienku, a linia jest częściej wolna.

Sprawdź w statystykach strony, jaka część wejść przypada na wieczory i weekendy, gdy rejestracja jest zamknięta. W wielu placówkach to spora część ruchu, bo pacjent szuka lekarza wtedy, gdy ma czas, a nie wtedy, gdy rejestracja pracuje.

Ci pacjenci dziś mają dwie możliwości: zadzwonić rano, jeśli o tym pamiętają, albo zapisać się tam, gdzie da się to zrobić od razu. Recepcja na stronie daje im trzecią: dowiedzieć się teraz, do kogo iść, i przejść prosto do terminarza.

Najlepiej sprawdza się w niezależnej placówce, która ma od dwudziestu do kilkudziesięciu lekarzy i wiele specjalizacji. Tam lista nazwisk jest już za długa, żeby pacjent ogarnął ją wzrokiem, a placówka nie ma własnego działu informatycznego.

Pomaga, gdy placówka ma już rejestrację online. Pacjent, który znalazł lekarza, przechodzi wtedy prosto do terminu, a nie wraca do telefonu.

Pomaga też katalog lekarzy prowadzony na stronie jako osobne profile, z przypisanymi specjalizacjami i badaniami. Wtedy wdrożenie trwa dni, bo dane są już uporządkowane.

Dużo zyskują placówki, do których przychodzą pacjenci mówiący w kilku językach. Pytanie zadane po ukraińsku czy angielsku dostaje odpowiedź w tym samym języku, bez dodatkowej osoby na recepcji.

Gdy placówka ma kilku lekarzy. Pacjent ogarnia wtedy ofertę jednym spojrzeniem i nie potrzebuje pomocy w wyborze. Lepiej zainwestować w czytelną stronę i dobre opisy usług.

Gdy to część dużej sieci z własnym działem informatycznym i własną aplikacją. Decyzje zapadają tam w innym trybie, a recepcja na stronie dublowałaby to, co sieć już ma.

Gdy nie ma rejestracji online i nie jest planowana. Recepcja dalej pomoże pacjentowi wybrać lekarza, ale ostatni krok i tak skończy się telefonem, więc zysk jest mniejszy.

Gdy lista lekarzy jest na stronie zwykłym tekstem, bez profili i przypisanych badań. Wdrożenie wymaga wtedy najpierw uporządkowania danych. To się opłaca samo w sobie, ale trzeba to wliczyć w czas i koszt.

Gdy nikt w placówce nie zajrzy raz w miesiącu do statystyk. Oferta się zmienia, dochodzą lekarze, a to, czego pacjenci szukali bezskutecznie, jest najcenniejszą informacją, jaką daje wdrożenie. Jeśli nikt jej nie czyta, połowa wartości przepada.

Wdrożenie to praca jednorazowa: pobranie katalogu lekarzy, specjalizacji, badań i cennika ze strony placówki, dopasowanie do tego, jak pacjenci naprawdę pytają, osadzenie na stronie w kolorach placówki i przekazanie pacjenta do terminarza, którego placówka już używa.

Abonament to utrzymanie i nadzór. Strona placówki żyje: zmieniają się ceny, dochodzą lekarze, przebudowuje się podstrony. Każda taka zmiana może po cichu pogorszyć dopasowanie. Abonament jest po to, żeby za pół roku działało tak samo dobrze jak pierwszego dnia, i żeby prawdziwe pytania pacjentów zamieniały się w konkretne poprawki.

Nie trzeba wierzyć na słowo ani prezentacji na wymyślonych danych. Katalog placówki da się pobrać z jej strony w kilka dni i pokazać recepcję na prawdziwej liście lekarzy, z prawdziwymi cenami.

Wtedy rejestracja może zadać pytania, które słyszy codziennie przez telefon, i sama ocenić, czy odpowiedzi są trafne. To lepszy test niż jakikolwiek rachunek, bo pokazuje wynik na Waszej ofercie, a nie na cudzej.